L’organisation et moi : “le début d’une histoire d’amour” ! Non je plaisante, “le début” tout court. Il y a quelques temps, je suis tombée sur pas mal d’articles concernant l’organisation, qui m’ont tous permis de me rendre compte à quel point je pouvais m’améliorer sur ce sujet. J’ai donc décidé de prendre les choses en main pour organiser ma semaine et ai mis à profit quelques séances de coaching pour me motiver. Alors, pour tous les bordéliques comme moi, ou plutôt les futurs pro de l’organisation (il suffit d’y croire), voici ma démarche en 7 étapes et quelques conseils pour créer un planning de la semaine réaliste et réalisable !
Avant toute chose, je trouve qu’organiser sa semaine nécessite 3 éléments indispensables :
- L’objectivité, pour ne pas surcharger sa semaine en s’imposant un rythme impossible à tenir.
- La prise de recul, pour prioriser, se concentrer sur le plus important et éventuellement réduire ou mettre de côté certaines activités.
- La flexibilité, pour pouvoir intervertir les activités sans pour autant perturber toute l’organisation.
Sur ces bonnes paroles, je vous laisse découvrir les 7 étapes. Vous trouverez une petite checklist en téléchargement gratuit (et sans récupération d’adresse mail, haha !) en fin d’article !
Etape 1 : Listez tout ce que vous avez à faire
Pour commencer, il vous faut déjà lister l’ensemble des choses que vous avez à faire dans votre semaine : aussi bien les choses sympas que les choses moins sympas !
Voici des thématiques pour vous aider :
- Vos projets persos
- Vos loisirs
- Vos obligations (courses, administratif, rangement, machine à laver…)
A titre d’exemple, je partage avec vous ma liste de choses à faire :
- Blog
- Traduction BD
- Sport
- Atelier minéraux
- Golf
- Sortie copines
- Trucs chiants mais importants : tout ce qui concerne l’administratif, la paperasse, les cours, le boulot (CV, LinkedIn, etc…) et parfois l’organisation si besoin.
- Préparer les menus de la semaine
- Courses
- Rangement
- Étendre le linge
- Dîner et vaisselle
- Temps libre : très important, c’est les moments où je peux lire, méditer, chanter, me détendre, etc…
Etape 2 : Priorisez et hiérarchisez
Une fois votre liste de tâches de la semaine effectuée, il va falloir hiérarchiser ce qui est le plus important pour vous. Si c’est un peu difficile, faites le petit jeu suivant : “Qu’est-ce qui est le plus important pour moi entre …………. et ………………. ?”
Il n’y a pas de bonne réponse, il y a uniquement des réponses qui vous correspondent.
Dans cette étape, pensez à prendre en compte l’urgence de certaines tâches, (je ne suis pas fan ce mot, mais imaginons que vous laissez traîner une tâche administrative… ça risque d’être compliqué par la suite !). Prioriser devient un subtile mélange de besoin et d’envie !
Etape 3 : Indiquer la durée de chaque item
Je pense que c’est typiquement l’étape pour laquelle le réalisme et l’objectivité sont incontournables ! En tout cas, ils l’ont été pour moi.
Imaginons que je décide de caler une séance de sport. Je compte 2H : le trajet, le temps de se changer sur place, le temps de faire la séance (1H), le temps de se rhabiller. Vous voyez l’idée. Si je prévois 1H, je vais déborder sur la tâche suivante, et vite être dépassée par la situation car mon planning est faussé ! Estimer les créneaux au plus juste est un élément clé pour construire un planning réaliste, et réalisable ! Et puis, prendre une petite marge, ça ne fait jamais de mal, ça évite d’être dans le rush !
Pour la petite anecdote, voici 2 choses que je faisais (à éviter absolument) avant de prendre mon organisation en main :
- Option 1 : je mettais un rappel “par défaut” dans mon téléphone, autrement dit 1H par tâche ce qui ne suffit pas toujours, comme je viens de l’expliquer, ou alors c’était parfois beaucoup trop long.
- Option 2 : j’essayais de planifier ma soirée quasiment à la minute près, en voulant faire tellement de choses que c’était impossible à tenir !
Pour alléger votre organisation, peut-être pouvez-vous faire un planning sur deux semaines afin d’alterner les item ?
En ce qui me concerne, j’ai dû me faire 2 planning différents, car je rends visite à mes parents un week-end sur deux, ce qui impacte le rythme de mes activités, et me pousse à revoir mon organisation.
Etape 4 : Agencer les créneaux de manière réaliste et flexible au brouillon
Encore une fois, la prise de recul et l’objectivité sont deux clés de réussite pour concevoir votre planning. Pour cette 4ème étape, vous allez rentrer dans le vif du sujet et commencer… à planifier ! Débutez au brouillon, car vous aurez sans doute besoin de bouger des choses et de gribouiller un peu.
Prenez une feuille de brouillon, un stylo et commencez à agencer vos items en fonction de la durée de chacun d’entre eux. L’idéal est d’avoir à proximité la liste des activités et tâches à inclure dans votre planning, accompagnées de leur durée. Cochez chaque item au fur et à mesure de la construction de votre planning pour être sûr de penser à tout ! Si vous vous rendez compte plus tard que vous avez oublié quelque chose, pas de panique : vous pourrez toujours le rajouter !
Etape 5 : Créer un joli planning qui donne envie
Cette 5ème étape va faire appel à votre créativité, le but étant de faire un planning attirant, que vous aurez envie de regarder… et donc de suivre ! Bon quand je dis créativité, vous pouvez aussi bien le réaliser à la main avec des tas de décorations, ou à l’ordinateur avec un design minimaliste ! C’est à vous de voir !
Les deux principaux objectifs sont tout simplement : qu’il vous corresponde, que vous ayez envie de vous y tenir !
Etape 6 : Affichez votre planning
Enfin, pour cette dernière étape de création de votre planning, vous allez choisir où l’afficher ! Sur votre porte d’entrée ou de chambre, sur votre frigo, ou encore sur votre téléphone !
Personnellement, j’ai décidé d’accrocher mon planning sur la porte de mon studio, ainsi que sur la porte de ma chambre lorsque je rentre chez mes parents… et j’ai aussi enregistré la photo de mon planning dans mon téléphone ! On ne se quitte plus… je vous l’ai dit en début d’article… c’est probablement le début d’une histoire d’amour ! 😉
Etape 7 : Utiliser des To-Do list
Les to-do list… ou l’instrument magique pour accroître son efficacité de manière significative ! L’idée est de lister ce que vous avez à faire pour les différents créneaux. Je m’explique : prenons pour exemple les tâches administratives. Imaginons que cette semaine, vous consacrez ce créneau à remplir des documents urgents et n’avez pas le temps de faire autre chose. Une fois cette mission accomplie, prenez ensuite 5 minutes pour faire lister ce que vous aurez à faire la prochaine fois : trier les papiers, imprimer la carte de mutuelle, scanner les loyers, etc… De cette façon, vous savez toujours où vous en êtes, et lorsque vous vous consacrez de nouveau à ces tâches administratives, vous savez quoi faire et par quoi commencer !
Ceci est un exemple, mais faire des to-do list est valable avec beaucoup d’autres créneaux. Je les utilise également pour mes créneaux de blog par exemple.
Pour vous aider à réaliser votre planning, voici une petite checklist qui reprend toutes les étapes de cet article ! Vous n’aurez plus qu’à cocher chaque étape une fois terminée !
EN TÉLÉCHARGEMENT – Checklist 7 étapes organisation
J’espère que cet article vous aura aidé dans votre organisation, ou vous aura donné envie de vous y mettre ! N’hésitez pas à partager votre façon de vous organiser, vos petites astuces et conseils. D’autres articles sur le sujet sont à venir pour vous partager tout plein de petites astuces !
Pour retrouver d’autres articles sur le sujet, vous pouvez également visiter le blog de Make My Utopia que j’aime beaucoup, et où je trouve souvent d’excellents conseils !
Ce blog étant participatif, vous pouvez bien entendu écrire un article sur le sujet de votre choix. Pour en savoir plus, je vous invite à visiter la rubrique A VOUS D’ÉCRIRE, et rassurez-vous, pas besoin d’être écrivain… ce qui compte c’est de partager vos expériences, vos conseils.
